Khi mua hàng hóa hay mua công cụ dụng cụ, những vật tư cần thiết phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì sẽ có doanh nghiệp chi tiền trả ngay lúc mua đó nhưng cũng sẽ có những doanh nghiệp trả trước cho người bán tùy theo tình hình thực tế của doanh nghiệp. Vậy câu hỏi đặt ra trả trước cho người bán ngắn hạn là gì? Bài viết dưới đây của Ohmoney sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về những vấn đề này.
I. Thế nào là trả trước cho người bán
Trả trước là việc thanh toán những khoản chi phí hoặc nghĩa vụ nợ trước hạn. Đa số các doanh nghiệp sẽ thực hiện thanh toán trước cho người bán để giảm bớt gánh nặng tài chính. Việc trả trước cũng hoạt động như một công cụ mà các doanh nghiệp sử dụng để đạt lợi ích tiền tệ. Nói dễ hiểu hơn, chính là thanh toán trước cho một khoản nợ sắp trả.
Ví dụ:
Theo hợp đồng mua hàng ký kết với công ty TNHH Đông Tâm ngày 14/07/2022, doanh nghiệp phải trả trước cho công ty TNHH Đồng Tâm 40% tiền hàng (số tiền là 36.000.000đ), 60% số tiền còn lại sẽ thanh toán sau khi nhận được hàng vào ngày 25/07/2022.
II. Phân biệt trả trước cho người bán ngắn hạn và dài hạn
Việc phân loại ngắn hạn và dài hạn đối với khoản phải trả cho người bán trước được căn cứ dựa vào cột mốc thời gian 12 tháng và được tính tại thời điểm báo cáo.
Trả trước cho người bán ngắn hạn phản ảnh lên số tiền doanh nghiệp đã trả cho người bán nhưng không quá 12 tháng hoặc trong một chu kỳ kinh doanh thông thường để mua tài sản nhưng chưa nhận được tài sản tại thời điểm báo cáo. Ngược lại những khoản phải trả cho người bán vượt quá 12 tháng sẽ được đưa vào chỉ tiêu trả trước cho người bán dài hạn.
Số liệu của chỉ tiêu này được dựa vào tổng phát sinh bên Nợ của tài khoản 331 “Phải trả cho người bán” để ghi lên bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp.
III. Các chi phí trả trước cho người bán ngắn hạn
Chi phí trả trước cho ngườibán ngắn hạn là những khoản chi phí thực tế đã phát sinh nhưng có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của nhiều kỳ hạch toán trong một năm tài chính hoặc một chu kỳ kinh doanh.
Nên chưa thể tính hết vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ phát sinh mà được tính vào hai hay nhiều kỳ kế toán tiếp theo. Một số nghiệp vụ liên quan đến chi phí trả trước như sau:
Chi phí trả trước về thuê cửa hàng, nhà xưởng, nhà kho, văn phòng cho 1 năm tài chính hoặc một chu kỳ kinh doanh.
Chi phí trả trước về thuê dịch vụ cung cấp cho hoạt động kinh doanh của 1 năm tài chính hoặc một chu kỳ kinh doanh.
Chi phí mua các loại bảo hiểm (Bảo hiểm cháy, nổ, BH trách nhiệm dân sự chủ phương tiện vận tải, bảo hiểm thân xe,…) và các loại lệ phí mua và trả 1 lần trong năm.
Công cụ dụng cụ thuộc tài sản lưu động xuất dùng 1 lần với giá trị lớn và công cụ, dụng cụ có thời gian sử dụng dưới một năm.
Giá trị bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê với kỳ hạn tối đa là một năm tài chính hoặc một chu kỳ kinh doanh.
Chi phí mua các tài liệu kỹ thuật và các khoản chi phí trả trước ngắn hạn khác. Được tính phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong 1 năm tài chính hoặc 1 chu kỳ kinh doanh.
Các chi phí ngắn hạn khác:
Chi phí trong thời gian ngừng việc (Không lường trước được).
Chi phí sửa chữa tài sản cố định phát sinh 1 lần quá lớn. Cần phải phân bổ cho nhiều kỳ kế toán (tháng, quý) trong năm tài chính hoặc một chu kỳ kinh doanh.
Chi phí trả trước ngắn hạn khác (như lãi tiền vay trả trước, lãi mua hàng trả chậm, trả góp, …).
IV. Phân tích số trả trước cho người bán ngắn hạn
Bởi vì khoản trả trước là một phần trong khoản phải thu ngắn hạn. Vì vậy khi doanh nghiệp tiến hành thực hiện phân tích chỉ số cũng chính là phân tích tình hình thanh toán nợ phải thu của doanh nghiệp.
Trên cơ sở đã sắp xếp và phân loại nợ phải thu, cần xem xét biến động của nợ phải thu giữa số dư cuối kỳ của kỳ phân tích với số đầu kỳ của kỳ phân tích trên tổng số nợ cũng như theo từng loại, từng tài khoản và đặc biệt cần chú ý đến các khoản thanh toán chủ yếu của doanh nghiệp. Ngoài ra, cần xem xét số nợ đã thu trong kỳ với tổng số nợ phải thu trong kỳ đó để ta biết được khả năng thu hồi nợ của doanh nghiệp, xem xét số nợ phải thu còn lại cuối kỳ so với số nợ đã thu, số nợ phải thu trong kỳ theo từng loại tài khoản.
Dưới đây sẽ là cách tính một số chỉ tiêu quan trọng phản ánh tình hình nợ phải thu của doanh nghiệp:
Tổng số nợ phải thu trong kỳ bằng số nợ còn lại phải thu đầu kỳ cộng với số nợ phải thu phát sinh trong kỳ.
Tỷ lệ cho biết được trong tổng số nợ phải thu trong kỳ thì số nợ đã thu chiếm bao nhiêu trong đó. Tỷ lệ này càng lớn chứng tỏ số nợ phải thu của doanh nghiệp càng cao, tình hình thu hồi nợ kịp thời, ngược lại chứng tỏ khả năng thu hồi nợ của doanh nghiệp chưa cao.
Để biết được số nợ còn phải thu cuối kỳ chiếm bao nhiêu so với tổng số nợ phải thu trong kỳ của doanh nghiệp, ta phân tích như sau:
Nếu tỷ lệ trên càng lớn tức việc thu hồi nợ trong kỳ chậm trễ, số nợ bị chiếm dụng từ hoạt động thanh toán trong kỳ của doanh nghiệp càng cao và ngược lại.
Số vòng quay các khoản phải thu
Trong đó
Chỉ tiêu này phản ánh việc thu hồi nợ của doanh nghiệp có hiệu quả không. Dễ hiểu hơn là phản ánh tốc độ chuyển đổi các khoản phải thu thành tiền mặt. Chỉ tiêu này càng cao, thể hiện khả năng thu hồi các khoản nợ càng nhanh, vốn của DN ít bị chiếm dụng. Nếu số vòng quay các khoản phải thu thấp chứng tỏ tốc độ thu hồi vốn của DN chậm, vốn thường xuyên bị chiếm dụng. Chỉ tiêu này phụ thuộc vào chính sách bán chịu của DN. Chính sách bán chịu hợp lý, chiết khấu phù hợp và DN có biện pháp thu hồi nợ tốt sẽ hạn chế được sự chiếm dụng của khách hàng, dẫn đến vòng quay các khoản phải thu nhanh hơn, vốn được sử dụng hiệu quả hơn.
Để thuận tiện và dễ dàng trong việc phân tích tình hình thanh toán nợ của doanh nghiệp, ta có thể lập bảng phân tích như dưới:
V. Tổng kết
Hy vọng những kiến thức chia sẻ trên sẽ giúp các bạn hiểu được trả trước cho người bán ngắn hạn là như thế nào? Cách thức để phân loại các khoản trả trước đúng theo bản chất và nắm được một số chỉ tiêu phân tích chính khi tiến hành phân tích nợ phải thu cũng như chỉ tiêu trả trước cho người bán. Tuy nhiên, để đánh giá được hoạt động tài chính của doanh nghiệp ngoài việc phân tích tình hình thanh toán nợ phải thu, doanh nghiệp cần kết hợp thêm với phân tích hệ số nợ phải trả nhằm mang lại hiệu quả trong việc quản lý tài chính của mình.
